Правила стильового оформлення документів різних типів

Правила стильового оформлення документів різних типів

Готуючи офіційні документи різних видів (накази, довідки, заяви, листи тощо), слід дотримуватся єдиних вимог до їхнього оформлення, структури та змісту, які встановлюються нормативними актами - державними стандартами. На сьогодні в Україні застосовуються кілька основних стандартів оформлення документів, які постійно поповнюються. Наприклад, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Згідно з цим стандартом:

• службові документи оформляються на папері формату А4  (210 × 297 см ) та А5 (210 × 148 см );
• окремі види документів можуть оформлюватися на папері формату А3 (297 × 420 см ) та А6 (105 × 148 см );
• мінімальні розміри полів складають: ліве – 30 мм; праве – 10 мм; верхнє і нижнє – по 20 мм;
• шрифт основного тексту – Times New Roman, розмір 12–14 пт, міжрядковий інтервал – 1–1,5 рядка, відступ першого рядка абзацу – 1,25 см;
• зображення емблеми організації або товарний знак розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.

Крім того, в стандарті визначаються структура та правила оформлення списків, таблиць, дат, нумерації та інших об’єктів. Крім державних вимог до оформлення документів, існують відомчі стандарти – вимоги до оформлення наукових праць, наукових статей, тез

доповідей на наукових конференціях, шкільних підручників тощо. Ці правила публікуються у відомчих актах і заздалегідь доводяться до відома авторів документів. Вони можуть дещо відрізнятися від оформлення офіційних документів і враховувати також поліграфічні особливості видання. Наприклад, правила оформлення науково-дослідницьких робіт

МАН такі:

• обсяг документа – до 30 друкованих сторінок, аркуші формату А4, формат файлу текстового редактора Microsoft Word, на одній сторінці – 40 ± 2 рядки;
• шрифт – Times New Roman, 14 пт, міжрядковий інтервал – 1,5 рядка, вирівнювання – по ширині;
• абзацний відступ – 1,25 см;
• поля: верхнє – 20 мм, ліве і нижнє – не менше 20 мм, праве – 10 мм;
• заголовки відокремлюються від тексту зверху і знизу подвійним інтервалом; заголовки структурних частин уводяться великими літерами з вирівнюванням по центру; заголовки підрозділів уводяться малими (крім першої) літерами з абзацним відступом. Крапку в кінці заголовка не ставлять;
• нумерація сторінок: арабськими цифрами у правому верхньому куті без знака №, першою сторінкою є титульна, яка не нумерується.

Окремі організації для внутрішніх документів можуть розробляти свій власний корпоративний або фірмовий стиль оформлення документів – відповідним чином підібрані кольорова гама та шрифти символів, визначені правила оформлення абзаців документа, вид і розміщення ло-

готипа організації тощо. Відповідно до цих вимог розробляються фірмові бланки та шаблони документів, на їх основі співробітники набагато швидше можуть підготувати потрібні документи.

Також слід дотримуватися загальних правил стильового оформлення

текстів:

• основний текст документа бажано оформлювати в одному форматі, інший формат використовувати для виділення заголовків, окремих смислових фрагментів;
• кількість різних кольорів і шрифтів у документі не повинна перевищувати трьох;
• розмір символів, міжрядковий інтервал слід підбирати такими, щоб текст читався легко, без напруження очей;
• кольорова гама повинна відповідати призначенню документа – вітальна листівка може бути оформлена яскравими, насиченими кольорами, а простий лист варто оформлювати в більш спокійних тонах;
• однотипну структуровану інформацію доцільно подавати в таблицях;
• графічні зображення в документі (рисунки, діаграми, схеми) повиннідоповнювати зміст тексту, роз’яснювати або ілюструвати його окремі моменти;
• графічні зображення (фотографії, рисунки, схеми) також потрібно оформлювати в єдиному стилі;
• на всіх сторінках робити однакове тло і поля, якщо інше не вимагається змістом документа тощо.